策划准备

1、明确年会主题和目标：根据公司的文化和年会的主题，确定年会的规模和参与人员。

2、确定预算：根据公司的财务状况和年会的规模，制定预算。

3、成立策划小组：组建一个由不同部门人员组成的策划小组，明确各自职责。

物资需求分析

1、场地布置：根据年会主题和公司文化，确定场地布置的风格和色彩，计算所需物资如桌椅、舞台、灯光音响、花卉等。

2、餐饮需求：根据参与人数和餐饮预算，确定餐饮类型（自助餐、桌餐等）、菜品选择、饮料等。

3、交通安排：如果年会地点离公司较远，需要安排接送员工的交通方式。

4、礼品准备：根据年会的主题和参与人员的级别，准备相应的礼品。

物资采购与租赁

1、采购：对于一次性使用的物资，如花卉、装饰品等，可以直接采购，对于重复使用的物资，如桌椅、音响设备等，可以考虑租赁。

2、供应商选择：选择信誉良好、服务到位的供应商，比较价格和质量，选择性价比高的物资。

3、合同签订：与供应商签订合同，明确物资的品种、数量、质量、交货时间等。

物资分配与使用

1、分配：根据年会的流程和需求，将物资分配到相应的环节和人员手中。

2、使用：在使用过程中，要注意保护物资，避免浪费和损坏。

3、回收：对于可重复使用的物资，使用后要及时回收，妥善保管。

其他注意事项

1、安全：确保所有设备和物资的使用安全，避免发生意外事故。

2、环保：尽量选择环保材料和设备，减少对环境的影响。

3、应急预案：制定应急预案，应对可能出现的突发情况。

通过以上步骤和要点，可以有效地进行年会物资策划，确保年会的顺利进行，在策划过程中，要充分考虑公司的实际情况和需求，灵活调整策划方案。